
Primul eveniment pe care l-am organizat a fost petrecerea mea cand implineam memorabila varsta de 7 ani. Pe vremea aceea lucrurile erau foarte simple.
Locatia: camera de zi din simpla noastra casa. Meniul: stabilit, pregatit si servit de mama.
Programul: rasete, tipete si jocuri de voie. Invitatii mei se multumeau cu orice licoare colorata si acidulata, mancarea era mai degraba jucarie decat aliment sau sursa de placere si orice obiect de infrumusetare a camerei, in prezenta lor, era sortit distrugerii.
A fost pentru prima si ultima data cand lucrurile au fost atat de simple.
De la an la an pretentiile invitatilor mei au crescut, gusturile s-au diversificat, nevoia de frumos s-a acutizat. O data cu pretentiile lor a crescut si oferta intr-un ritm ametitor.
Oferta bogata si concurenta acerba, pentru client reprezinta doua lucruri extraordinare si foarte avantajoase. Dar ce te faci cand ele ajung sa te coplesasca, cand pur si simplu nu mai stii care este alegerea corecta?
Am sa incerc in continuare sa punctez cateva aspecte esentiale ale organizarii unui eveniment de success.Voi oferi solutii pentru o parte din problemele care pot aparea, de care m-am lovit personal.
1)Ce trebuie sa stiu cand incep organizarea un eveniment?
-tipul evenimentului: receptie, dineu, lansare produs, training, etc.
In functie de “pretentiile” ocaziei putem opta pentru unul din urmatoarele tipuri de sali:
- clasica, cu o atmosfera calda, ideala pentru organizarea unu interviu, o intalnire de afaceri sau a unei sedinte.
- business - o sala cu un aspect impecabil, moderna, cu dotari de ultima generatie, ideala pentru organizarea de conferinte, training-uri sau prezentari.
- fancy - o sala decorata dupa ultimele tendinte, cu aranjamente speciale potrivita pentru desfasurarea unui cocktail sau a unei petreceri de neuitat.
-economica – cu un raport calitate pret foarte bun.
Te-ai hotarat ce sala iti doresti? Foarte bine, asta inseamna ca poti trece mai departe:
- Numarului de participanti
Este ideal sa stabilesti o lista cu persoanele care trebuie sa participe si sa se stie daca acestea vor veni insotite de un partener, membru al familiei, prieten,etc.. Invitatiile se pot trimite postal, prin email, telefonic sau inmana personal. In momentul in care lansezi invitatia ar fi ideal sa soliciti si o confirmare in timp util.
-Locatia dorita (Judet,Oras,Zona,)
Cand incepi cautarea unei locatii trebuie sa sti cat de mult esti dispus sa te abati de la planul initial pentru o oferta mai buna. Ma refer la faptul ca o locatie ultra centrala poate avea tarfie mai mari si numai de tine depinde sa decizi daca acest aspect este esential sau nu.
- Data evenimentului.
Sunt evenimente cu data impusa (8 Martie, Craciun, zile aniversare, alte ocazii speciale), iar in cazul lor o oferta buna dar pentru o alta perioada este total lipsita de vloare, sau acele cazuri fericite in care ziua poate fi liber aleasa. Acest plus de flexibilitate ofera un clar avantaj.
Etapa finala, pentru a putea fi sigur ca sala este disponibila in data aleasa de tine, este semnarea unui contract dupa ce s-a achitat un avans din costul total.
Inainte de a demara orice actiune de contractare trebuie stabilit bugetul.
2)Cum imi stabilesc bugetul?
N-am sa insist foarte mult pe acest aspect, vreau doar sa spun doar ca exista doua variante:
1.Am o suma fixa si vreau sa ma incadrez, nu sunt dispus sa dau nimic in plus
2.Studiez oferta si aleg in functie de ce mi se ofera, nu de cat am.
Aspecte ce trebuie acoperite din buget:
-Chiria salii - aceasta variaza de la un hotel la altul, in functie de capacitatea salii, amplasarea hotelului, numarul de stele, dotari incluse in pret. Cateodata este posibil sa nu se perceapa chirie si sa platesti doar serviciile, intreaba-ne pe noi cum poti face asta.
-Meniul pentru fiecare persona – se poate opta pentru mic dejun, pranz, cina, coffee break-uri, meniu cocktail, mese festive. Ofertele prezentate sunt, in general, flexibile in functie de preferintele tale si de preteniile evenimentului.Se pot alege bauturi incepand cu banala apa plata pana la cele mai nobile vinuri,cea mai scumpa sampanie sau cele mai exotice cocktail-uri.
Acelasi lucru este valabil si pentru alimente.Se poate opta pentru produse de patisserie, gustari reci sau calde, meniuri clasice sau traditionale pana la specialitati din bucataria intrenationala, alegand gusturi dintre cele mai rafinate sau neobisnuite.
Discutia despre meniu se poarta chiar cu bucatarul sef. Daca nu esti un cunoscator in domeniu (in ale evenimentelor, nu intr-ale mancarii) e mai bine sugestiile acestuia.
-Dotarile care nu sunt incluse in pret.Aici lista este foarte lunga, poti opta pentru o gama foarte larga de echipamente care va pot fi puse la dispozitie, contra cost sau gratuit, de catre gazda evenimentului sau de o alta firma, independenta.
-Aranjamentul – in cazul in care evenimentul tau este unul special poti alege sa decorezi sala cu flori, huse , ornamente de sezon, stalpi imbracati, arcade si alte elemente.
-Alte aspecte ce tin de organizare – persoana pentru intampinare si conducere invitati catre locul din sala, personal bar, etc..Uneori aceste cerinte sunt acoperite de pretul de inchiriere al salii.
3)Ce trebuie stiut cand se alege locatia?
-Tarifele pentru toate serviciile solicitate.
-Disponibilitatea salii in data respectiva, in intervalul orar solicitat, garantata eventual printr-un contract incheiat in urma platii unui avans sau a sumei integrale.
-Configuratia exacta a locatiei in data stabilita .
-Este ideal sa vezi sala macar o data inainte de eveniment sau sa aii o recomandare din partea unei persoane de incredere.
Pentru ca totul sa se desfasoare cursiv, fara intamplari suparatoare te mai poti interesa de variante de acces in zona si locuri de parcare.
4)Stabilirea programului de desfasurare al evenimentului.
Pentru a fructifica la maxim timpul pe care il ai la dispozitie si a elimina momentele de agitatie care se creeaza cand un numar mare de persoane se intalnesc fara ca fiecare sa stie ce are de facut, este necesara prestabilirea unor detalii.
- Ora sosirii –aceasta se face cunoscuta in momentul in care se transmite invitatia.
- Pozitionarea in sala a participantilor – Dupa ce s-a stabilit configuratia in functie de necesitati este indicat sa se stabileasca locul pe care-l va ocupa fiecare participant.Acest lucru se noteaza fie pe margine unei scheme a salii sau intr-un tabel.
- Primire- Se poate opta pentru biletele cu numele invitatului plasate in locul pe care acesta urmeaza sa-l ocupe sau se poate desemna o persoana care sa intampine si sa conduca fiecare participant in parte.
-deasemenea se stabilesc orele de inceput si durata pauzelor, fie ca sunt pauze de masa sau de cafea.
Sper ca am reusit sa intampin si sa clarific clarific macar cateva dintre aspectele etapei de organizare a unui eveniment. Daca ai alte intrebari sau sugestii nu ezita sa-mi scrii pe adresa nicoleta at captaingo.com.
Acestea fiind spuse si, mai ales, facute, ca acolo e partea cea mai grea, va doresc sa culegeti laudele pentru un eveniment de succes.